5 skritt mot en mer effektiv auksjon

Auksjoner er blitt allemannseie, og det er ingen som merker det bedre enn etablerte auksjonshus. Nettauksjoner har vunnet terreng lenge, og har krevd endringer i hvordan en auksjon gjennomføres. Det er lenge siden auksjoner var kun 4 ganger i året, og der budgivere enten måtte møte personlig eller via en stand-in. Nå går auksjoner kontinuerlig, og informasjonsmengden som skal håndteres kan til tider være uendelig stor.

Så hvordan holder du tritt? Vi har 5 tips til deg:

1. Kartlegg

Hvilken type informasjon er det du håndterer i løpet av en dag, en uke eller et år? Det mest åpenbare er informasjon om budgivere, selgere, objekter og priser, men en skal også håndtere utsendelsesinformasjon, logistikkinformasjon og mengder med finansielle data.

2. Evaluer dagens tilstand

De fleste har i dag flere system, eller eventuelt ett spesiallaget system, som håndterer ulik type informasjon. Er det en løsning som fungerer?

3. Automatisere der det er mulig

Uansett om du velger et nytt system eller velger å beholde det du allerede har er det viktig å kartlegge mulige effektiviteteshull. Snakker systemene sammen, eller krever systemet mange manuelle prosesser? Må salgsinformasjonen en mottar under selve nettauksjonen legges inn manuelt i finanssystemet etterpå? Og hva med utsendelser? Her kan det være mye tid å spare ved å ha de rette løsningene. De fleste skybaserte systemer i dag kan «snakke» med nettstedet ditt, og motta basis informasjon. Systemer som i utgangspunktet håndterer auksjonsdata vil også kunne motta all auksjonsinformasjon direkte fra nettstedet ditt.

4. Tenk fremover

Digitaliseringen går fort i alle bransjer, og auksjonsbransjen er ikke et unntak. En løsning som fungere i dag vil ikke nødvendig fungere i morgen. Selvutvikling og spesialtilpasninger til ditt auksjonshus er en løsning som kan kreve mye vedlikehold i fremtiden. Det finnes systemer som allerede har de standardkomponentene du trenger, nyttiggjør deg av disse! Sørg også for at forretningssystemet du velger lett kan snakke med andre systemer og nettsider, så er du rustet når behovet melder seg

5. Tenk sikkerhet

Hvor har du informasjonen din lagret? Hva skjer om du mister historiske data? Dette er et skrekkscenario for mange bedrifter, og gjerne særlig for auksjonshus, som ofte har lang historie med sine selgere og kjøpere. Ofte er jo selgeren også en kjøper, og kjennskap til kunden er essensielt. I tillegg har en et ansvar for objekter som er solgt. Hvem var selger og hvem var kjøper? I en eventuell bedragerisak er slik informasjon uvurderlig. Sørg for at systemet der du lagrer denne informasjonen er trygt lagret med sikker back-up. Det tryggeste er å legge dette til en IT-leverandør med høye sikkerhetskrav, som er underlagt norske myndigheter.